Mejor cumplimiento
La tecnología puede facilitar el cumplimiento
La tecnología puede facilitar el cumplimiento
Los requisitos legales y reglamentarios son complejos y a veces resultan abrumadores.
Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben disponer de un sistema de cumplimiento corporativo. Por otra parte, los consejeros tienen el deber específico de controlar los riesgos corporativo, y pueden ser responsables de los delitos cometidos por los empleados, conforme al concepto de comisión por omisión.
Además, las empresas que cotizan en bolsa también deben cumplir con el Código de buen gobierno de las sociedades cotizadas (2015) que aplica el principio «cumplir o explicar» en los sistemas de cumplimiento corporativo.
Como el foro principal de los consejeros, las reuniones del consejo desempeñan un papel importante a la hora de garantizar el cumplimiento. En este foro es donde se suele comprobar la efectividad del programa de cumplimiento de la empresa y se ejercen tareas de supervisión y control en este ámbito, conforme al Derecho penal.
Al usar un portal digital de reuniones de consejo, su empresa podrá comprobar fácilmente cómo se integra esta medida periódica de supervisión y control en el proceso actual de reuniones del consejo. Esto no solo aporta prueba al auditor, sino que además permite que su consejo tenga acceso a toda la información anterior y actual en cualquier momento, de forma que estén mejor informados.
«Las organizaciones exitosas tienen una estructura y cultura corporativas que van más allá de cumplir con las normas y apoyar los esfuerzos de la organización para mejorar el rendimiento. El gobierno corporativo debe formar parte del ADN de una organización».
– Federación Internacional de Contables
Si su consejo recurre a la tecnología para organizar y obtener información, sus miembros estarán mejor informados. Un consejo más informado tomará mejores decisiones. Se genera de forma automática un sendero de auditoría de las decisiones y acciones adoptadas por el Consejo al que se puede acceder en cualquier momento, para que éste pueda recordar fácilmente lo sucedido con anterioridad.
«Lo recomendaría a aquellos que quieran digitalizar las reuniones de consejo. Lo que más destaca es la rapidez del acceso a la información y el poder tener consolidado en un solo lugar no sólo la información histórica sino también papeles de preparación, notas y documentos con más detalles que se agregan durante o después de las reuniones”
– Gaston Botazzini, CEO de Falabella Financiero
Un portal de consejo puede ser una herramienta adecuada de supervisión y control. Con el inicio de sesión los usuarios pueden ver todos sus consejos y comités. Cada comité tendrá reuniones con un orden del día, acciones, actas y detalles para los asistentes.
El orden del día es interactivo, así que en la reunión los usuarios pueden cambiar fácilmente entre documentos y ver actas y acciones anteriores. El historial de temas lo hace aún más fácil, ya que desde cualquier punto del orden del día se pueden ver votos, acciones y actas anteriores de un tema en concreto.
Reuniones«[BoardPacks] nos permite reducir el gasto de papel y aumentar la seguridad y trazabilidad de nuestras reuniones de Consejo.»
– José Rodríguez González, Secretario Adjunto del Consejo de Administración, Nueva Pescanova
El consejo también podrá ver las decisiones y un mapa de calor de riesgos. Los consejeros deben tomar decisiones entre reuniones; con BoardPacks podrán ver los documentos pertinentes y comentar la decisión antes de emitir su voto.
Decisiones«El Módulo de Decisiones será muy útil: nos ayudará a apoyar las decisiones comerciales clave y a aprobar los documentos de forma digital.»
– José Rodríguez González, Secretario Adjunto del Consejo de Administración, Nueva Pescanova
