The Wolfson Foundation

The Wolfson Foundation

The Wolfson Foundation is using the BoardPacks meeting management tool to improve the distribution of meeting papers, saving staff time and excessive costs for printing meeting materials.

Perfil

The Wolfson Foundation es una organización benéfica independiente que concede premios para apoyar y promover la excelencia en el ámbito de la ciencia, la salud, la educación, las artes y las humanidades. La fundación está formada por 12 administradores, un pequeño equipo en la oficina de Londres y una red más amplia de asesores y revisores.

Contexto

Antes de usar BoardPacks, en The Wolfson Foundation tenían dificultades gestionando los documentos para sus reuniones. Querían dar con la forma de ahorrar tiempo a sus empleados y garantizar que sus documentos fuesen seguros. Descubrieron que tenían algunos problemas a causa de mensajeros que entregaban los documentos en la dirección equivocada, y que perdían un tiempo muy valioso destruyendo los documentos tras las reuniones, así que optaron por buscar alternativas. Después de un tiempo investigando, decidieron instalar BoardPacks. Natasha Wright, Directora de Programas en The Wolfson Foundation, dice:

«Habíamos analizado tres software distintos para las reuniones online. Comparamos todas las características y el precio, y decidimos que BoardPacks cubría todas nuestras necesidades al mejor precio. También pensamos en Dropbox pero no nos pareció adecuado, porque el sistema no permite gestionar conflictos de interés.»

La solución

La fundación quería dar con una forma de ahorrar papel y tiempo, y cuando un miembro del consejo propuso utilizar documentos electrónicos, descubrieron que podían ahorrarse este laborioso proceso usando BoardPacks. Natasha Wright continúa:

«Desde el punto de vista de los empleados, hay una serie de problemas con las reuniones basadas en papel. Por ejemplo, puede llevar mucho tiempo organizar los paquetes de documentos, ya que tenemos que recopilar las solicitudes de cada miembro del consejo (unas 20 solicitudes x 10 personas). Esto también supone un gasto considerable de papel, y al personal dedica mucho tiempo a destruir de forma segura estos documentos después de cada reunión. Además, ya habíamos tenido problemas a causa de mensajeros que entregaban los documentos en la dirección equivocada y teníamos que volver a imprimirlos.»

Los resultados

Desde que se instaló el software, en The Wolfson Foundation han conseguido ahorrar tiempo a sus ocupados empleados. Gracias a BoardPacks consiguieron reducir el tiempo que tardaban en preparar las reuniones y tener la tranquilidad de saber que sus documentos estaban seguros y protegidos, eliminando así la necesidad de recurrir a la destructora de papel. Natasha Wright reflexiona:

«Sabemos que normalmente nos llevaría días organizar los documentos, pero esta vez solo tardamos un par de horas.»

Conclusión

The Wolfson Foundation necesitaba gestionar sus documentos de un modo más rápido y sostenible, y ya está notando las ventajas de utilizar BoardPacks. Para finalizar, Natasha señala:

«Nos ha permitido organizar nuestra primera reunión completamente electrónica, ahorrando mucho tiempo al personal a la hora de preparar los documentos y reduciendo el uso de papel en la reunión, lo que ha hecho que fuese más fácil llevar los documentos a la reunión.»

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