Ridgeons

Contexto

En Ridgeons estaban cada vez más desbordados por la gestión de los documentos de su Consejo de Administración. Dado que, este Consejo se reúne seis veces al año y el Comité Ejecutivo lo hace una vez al mes, mantenerse al día resultaba una ardua tarea. A su vez, se requería una gran cantidad de recursos para preparar los documentos y se necesitaba un alto coste para imprimirlos. Fiona Viney, Asistente Personal Ejecutiva, dice:

«Perdíamos mucho tiempo preparando paquetes de documentos grandes, gastando mucho papel, y el tiempo que llevaba organizarlos distraía a la gente de otras tareas importantes.»

La solución

Rigeons realizó una búsqueda exhaustiva en el mercado para ver qué opciones había disponibles y cuál se ajustaba mejor a sus requisitos específicos, y determinó que BoardPacks era la que mejor se adaptaba a sus necesidades. Fiona continúa:

«Nuestro CEO analizó otras opciones similares, pero BoardPacks parecía más fácil de usar y menos complicado. Nuestra implementación de BoardPacks fue como la seda, y estamos muy agradecidos por la formación que recibimos del equipo de Atención al cliente de eShare.»

BoardPacks, el portal de online de Consejo de Administración de eShare, se implementó en mayo de 2017, y se ha vuelto muy popular entre los miembros del Consejo y del Comité Ejecutivo.

Resultados

Después de poco más de un año usando BoardPacks, la acogida que hemos recibido por parte de BCHA ha sido muy positiva.

«BoardPacks ha mejorado enormemente la forma en que gestionamos las reuniones y el modo en que se comparte la información en las mismas. Es muy fácil subir los documentos, y el consejo tiene acceso instantáneo desde cualquier parte a través de sus dispositivos. Podemos añadir o eliminar documentos, guardar las actas de las reuniones de forma segura y, en general, supone un gran ahorro de tiempo. También nos gusta la posibilidad de crear un paquete PDF y enviarlo por correo electrónico.»

Antes tardábamos demasiado en preparar las reuniones, recopilar los documentos e imprimir y distribuir los materiales, lo que suponía una pérdida de recursos.

La aplicación BoardPacks permite a los usuarios acceder a toda la información, los documentos y las actas de la reunión de forma segura. Los documentos y los paquetes del consejo son interactivos, lo que permite a los miembros del consejo tomar notas sobre la marcha. Esta flexibilidad ha permitido a los consejeros de Ridgeons disponer de un modo eficiente de trabajo que a su vez permite a los administradores de las reuniones mejorar su productividad al gestionar las reuniones online. Para finalizar, Fiona señala:

«Utilizar BoardPacks ha mejorado la forma en que se comparte la información y se colabora a nivel del consejo de administración en Ridgeons. BoardPacks ha permitido que las reuniones sean más eficientes y los miembros estén mejor preparados, ya que pueden acceder a la información en cualquier momento, sin importar dónde estén.»