John Lewis Partnership Pensions Trust

John Lewis

John Lewis utiliza BoardPacks para mejorar cómo se comparte la información a nivel directivo en John Lewis Partnership Pensions Trust.

Antecedentes

John Lewis comenzó a comerciar en 1864, en Oxford Street, Londres, y se ha convertido en una de las tiendas más exitosas y reconocidas de Reino Unido. Los 86.700 miembros del personal permanente son socios y, a su vez, propietarios de las 48 tiendas John Lewis en todo Reino Unido. Cuenta con 353 supermercados Waitrose, una empresa online y de catálogo, johnlewis.com, una unidad de producción y una granja.

The John Lewis Partnership Pensions Trust buscaba de todas maneras, relacionarse con las pensiones dentro de John Lewis. Ofrece pensiones de contribución definidas y no contribuyentes a más de 130.000 personas, muchos de ellos son empleados actuales.

El Fondo de Pensiones comprende una directiva principal y cinco subcomités. La directiva principal se reúne seis veces al año y cada subcomité, una vez cada tres meses. Un total de 26 reuniones al año implica mucha preparación en la gestión y preparación de materiales. El portal de directiva en línea existente de la Administración ya no calzaba con el propósito. Bethany Elliot, de la Oficina de Apoyo de la Administración de John Lewis Partnership Pensions Trust dice:

«Celebramos muchas reuniones que generan mucho papel que nos toma mucho tiempo preparar, lo que significa que estas reuniones no son tan eficientes como nos gustaría. Como organización, hemos comprado el potencial de un portal de directiva para ayudar a abordar esto y decidimos encontrar una mejor opción.”

La Solución

El equipo de Servicios de Administración decidió implementar BoardPacks, la solución de eShare utilizada por cientos de organizaciones en todo el mundo. Continúa Bethany Elliott:

“BoardPacks parece sorprendente y es muy fácil de usar, por lo que nuestros Administradores fueron capaces de aprender todo muy rápido,”

Algo que captó la atención del Fondo de Pensiones, fue el control que les ofrece BoardPacks. Ahora todo está en manos de un equipo ejecutivo local, lo que significa que se puede actualizar el material mucho más rápido y de manera más eficiente que antes, lo que se traduce en una gran cantidad de tiempo ahorrado en la preparación de las reuniones. La biblioteca de conocimiento central dentro de BoardPacks también era importante. Esta almacena de manera segura los documentos y la información. Bethany Elliott dijo:

“Nos encanta la velocidad de comunicación de ahora, y también, la habilidad de consultar fácilmente a lo que se dijo en las reuniones anteriores.”

Conclusión

BoardPacks nos ha dado la confianza de adoptar un enfoque completamente digital, según Bethany Elliott:

“Decidimos que era hora de cambiarnos a lo digital y la respuesta fue inmensamente positiva. Nuestros Administradores se han comprometido mucho con BoardPacks y también, ha facilitado la vida del equipo de apoyo encargado de preparar las reuniones. Hemos reducido mucho nuestra preparación previa a una reunión y también, se ha reducido la cantidad de papel que se desperdiciaba anteriormente. Los Administradores se sienten mucho más cómodos llevando un iPad y accediendo al material mediante una aplicación, más que tener que llevar grandes volúmenes de papel a cada reunión.”

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