Guy’s and St Thomas’ Charity

Contexto

La estructura de Guy’s and St Thomas’ Charity es muy compleja. Además del consejo principal, hay otros cinco comités, compuestos por expertos y asesores del sector que se reúnen habitualmente para debatir y adoptar decisiones estratégicas. Esto supone que durante el año se celebra una gran cantidad de reuniones, lo que a su vez implica una gran cantidad de recursos para prepararlas y un gasto considerable en imprimir los materiales. Trudi Kent, directora ejecutiva de soporte de Guy’s and St Thomas’ Charity, dice:

«Sentíamos que estábamos preparados para cambiar la forma en que enfocábamos las reuniones del consejo. El coste de las reuniones era excesivo, y se tardaba demasiado en prepararlas, y también queríamos que toda la información relacionada con cada reunión estuviera en un lugar de fácil acceso. Asimismo, este periodo coincidió con la decisión de utilizar más dispositivos móviles en Guy’s and St Thomas’ Charity. Los administradores traían cada vez más sus propios tablets y smartphones a las reuniones, y resultó evidente que teníamos que hacerles la vida más fácil permitiéndoles usar dichos dispositivos en las reuniones del comité.»

La solución

En Guy’s and St Thomas’ Charity analizaron las opciones de portal de consejo online a su disposición, y finalmente decidieron que BoardPacks era el que mejor se adaptaba a sus necesidades. Sin embargo, antes de implementarlo por completo, quisieron realizar una prueba para tener la seguridad de que se trataba de la solución adecuada. Trudi Kent prosigue:

«La implementación de prueba fue muy sencilla y simple, y todos los administradores recibieron formación al respecto. Subimos a BoardPacks los materiales de reuniones del consejo de varios años anteriores, para que los usuarios pudiesen conocer la nueva funcionalidad y características.»

Guy’s and St Thomas’ Charity implementó BoardPacks en mayo de 2017, y a pesar de que hasta ahora solo se ha usado durante una ronda de reuniones del comité, ya se ha vuelto muy popular entre los administradores y los usuarios.

Resultados

En general, hay aproximadamente 30 usuarios de BoardPacks en Guy’s and St Thomas’ Charity, y la respuesta ha sido muy positiva. Hay algunos usuarios que tienen menos confianza con la tecnología que otros y aún prefieren usar papel, pero Trudi confía en que pronto adoptarán la plena funcionalidad que ofrece BoardPacks:

«Una vez se acostumbran al proceso, lo cual no les lleva mucho tiempo, les encanta BoardPacks y les entusiasma que contribuya a que las reuniones sean mucho más eficientes. También ha supuesto un gran ahorro de tiempo para todos los que participaban en el proceso de organizar los paquetes de documentos. En una organización con muchas reuniones como Guy’s and St Thomas’ Charity, el tiempo dedicado a su preparación se ha reducido ahora a la mitad, lo que equivale a un ahorro masivo en horas de trabajo, que ahora pueden aprovecharse en cualquier otro ámbito.»

Anteriormente se tardaban unos dos días en preparar cada reunión, recopilar los documentos e imprimir y distribuir los materiales, lo que suponía una pérdida de recursos para los administradores y el equipo ejecutivo de soporte. Con volumen tan alto de comités y reuniones, también resultaba muy caro imprimir los materiales para las reuniones.
Ahora se puede acceder a todo desde un repositorio central alojado en BoardPacks, lo que marca una enorme diferencia para los que forman parte de Guy’s and St Thomas’ Charity. Si un administrador desea consultar una reunión anterior, ahora podrá hacerlo con un solo clic, mientras que antes tenía que pasar por un proceso complicado mediante el que había que solicitar la información de modo manual. Para finalizar, Trudi señala:

«El repositorio de conocimiento es especialmente popular entre los usuarios. Ahora disponemos de materiales de reuniones anteriores a partir de 2012, para que puedan comprobarse fácilmente las actas y los materiales de años atrás. Además, los usuarios pueden tomar notas en los documentos sobre la marcha o en la propia reunión, lo que supone una forma mucho más efectiva de trabajar para todos nosotros.»