Desafío

Como una de las cinco unidades de negocio del Grupo Falabella, Falabella Financiero, buscaba modernizar la manera en que administraban los documentos de sus múltiples reuniones de directorios, de forma que estuvieran permanentemente disponibles y actualizados. A su vez, necesitaban dar acceso y facilitar la distribución de esta información a los distintos actores mediante dispositivos móviles seguros, manteniéndose a la vanguardia tecnológica.

Con esto, un objetivo era reducir el tiempo y aumentar la eficiencia con la que se creaban y distribuían los documentos, permitiendo que los miembros de la reunión del directorio estuvieran alineados en relación a la información de la compañía antes, durante y después de cada sesión.

Solución

Se optó por la implementación de BoardPacks, el portal y software desarrollado por eShare para actualizar la dinámica de trabajo. Mediante el mismo, los ejecutivos pueden acceder a la información de manera fácil y a través de tabletas digitales, lo que brinda un acceso cómodo y simple.

BoardPacks ofrece herramientas para optimizar el uso del tiempo. Además, no hay necesidad de utilizar papel en la sala de reuniones, incrementando la eficiencia y el grado de participación en el directorio, reforzando la seguridad y confidencialidad de los datos.

‘‘Teníamos la necesidad de distribuir mejor la documentación, minutas y pautas para las reuniones de directorio, de forma segura y controlada. La portabilidad de la documentación, la seguridad, la accesibilidad y disponibilidad de la información son las principales ventajas de BoardPacks’’.

– Francisco Navarrete, Administrador de Seguridad Interna.

A su vez, la solución ofrece accesibilidad simple y rápida, no solo a los documentos desarrollados para la reunión, sino también a los antiguos, de manera que se puede comparar la información previa. Esta información se mantiene disponible las 24 horas desde que se sube al sistema.

‘‘Lo recomendaría a aquellos que quieran digitalizar la gestión del directorio; es una herramienta que nos fucniona muy bien. Lo que más destaca es la rapidez del acceso a la información y el poder tener consolidado en un solo lugar, no sólo la información histórica, sino también papeles de preparación, notas y documentos con más detalles que se agregan durante o después de las reuniones”.

– Gaston Botazzini, CEO de Falabella Financiero.

“El punto más importante que nos hizo decidirnos por BoardPacks fue el tratamiento de la información: todos los documentos salen con un sello y nombre de quien lo está haciendo, es muy seguro’’

– Isabel Pérez, Control de Gestión Corporativo de Falabella Financiero.

“La atención de eShare fue fabulosa. Atentos a las necesidades y dispuestos a explicar acercando respuestas rápidas. Nuestro contacto nos brindó un excelente soporte y dedicación completa. Es una empresa muy seria”

– Maia Hojman, Gerente Planificación y Desarrollo de Falabella Financiero.

Beneficios

Usando BoardPacks, Falabella Financiero mejoró en gran manera la eficacia en cuanto a la gestión de reuniones, destacando también el control y seguridad que brinda la plataforma. De hecho, en un principio la implementación se diseñó para 16 usuarios y, hoy en día, se extendió a 40 con perspectiva de llegar a 300 usuarios en los distintos países de la región donde la compañía está presente.

En cuanto al consumo de papel, previo a eShare, se imprimían para cada encuentro alrededor de 1.400 hojas que se debían entregar mediante mensajería (proveedores externos) agregando gastos de envío y riesgos en términos de seguridad de la información. Colaborando con el medioambiente, la plataforma permite la eliminación total de la utilización del papel, asegurándose que se comparta el material en forma segura, enviándolo mediante la red a usuarios específicos y manteniendo la confidencialidad del mismo.

‘‘Los documentos no necesariamente se usan solamente en las reuniones de directorios, sino que se usan todo el mes. La disponibilidad de la información en cualquier lugar y momento, con un acceso fácil y expedito es fundamental, sobre todo cuando se está de viaje yendo de una oficina hacia la otra”

– Gaston Botazzini, CEO de Falabella Financiero.

“Antes imprimíamos y armábamos todos los sobres, manejando más de mil hojas, siempre prestando especial atención a la información a la que cada persona podía acceder, ya que es confidencial. Lo que antes hacíamos en 3 horas, ahora está listo en exactamente 15 minutos. Desde el punto de vista del backoffice ha sido maravilloso.”

– Maia Hojman, Gerente Planificación y Desarrollo de Falabella Financiero.

“El ahorro que acerca BoardPacks no sólo incluye gastos en materiales, aún más importante es el ahorro del tiempo que el personal dedicaba a esta tarea.”

– Isabel Pérez, Control de Gestión Corporativo de Falabella Financiero.

Próximos pasos

Dado los buenos resultados experimentados en el área de SACI Falabella y Falabella Financiero, se está expandiendo la solución no sólo para los directorios de las distintas áreas, sino también para reuniones internas en los diferentes niveles operacionales en la compañía.