Air Charter Service

La Solución

El Consejo de Air Charter Service conocía la tecnología y sabía que le resultaría muy útil contar con una plataforma digital para gestionar sus paquetes de documentos y los procesos de sus reuniones. Llevaron a cabo pruebas y ensayos exhaustivos de los seis portales online más importantes de Consejo de Administración y decidieron que BoardPacks era la mejor opción.

«eShare nos permitió llevar a cabo un ensayo largo de BoardPacks y pronto nos quedó claro que era la plataforma adecuada para nosotros», continúa Agnes Zarnecka.

«Era compatible con todos nuestros sistemas y hemos podido adaptarlo a nuestras necesidades específicas. Desde el principio fue fácil de usar y muy intuitivo, tanto es así que incluso algunos de los miembros del consejo menos duchos en tecnología aprendieron a utilizarlo rápidamente».

Los resultados

BoardPacks ha tenido un impacto muy positivo tanto en los miembros del consejo que lo usan para reuniones, como en los equipos que recopilan y comparten todo el material para las reuniones del consejo, según Agnes Zarnecka.

«Con nuestro enfoque anterior sobre las reuniones del Consejo, ¡incluso la impresora sentía la tensión! Imprimir unos paquetes de reunión con tantos documentos era muy costoso y calculamos que gastábamos 7.700£ al año en imprimirlos; BoardPacks ha supuesto un ahorro inmediato en ese sentido. También me ahorra mucho tiempo. La preparación de los paquetes de documentos me lleva ahora un 25% de lo que tardaba antes, y me permite usar ese tiempo de forma mucho más productiva en otros asuntos; nos ha hecho la vida más fácil a todos».

BoardPacks también ha tenido un impacto profundo y duradero en los que lo usan en las reuniones del consejo, según explica Omar Saeed:

«Ahora tenemos la increíble capacidad de añadir fácilmente informes de última hora, una característica que utilizamos a menudo. A los miembros del consejo les facilita en gran medida las reuniones, ya que por ejemplo se puede acceder fácilmente a las notas de una reunión del consejo desde el mismo lugar. En general, BoardPacks ha mejorado la eficiencia de la función de secretaría de la empresa, y ha supuesto un gran ahorro de tiempo y de costes de impresión y papelería».

Una de las características más impactantes de BoardPacks es la aplicación móvil, mediante la cual los miembros del consejo pueden usar BoardPacks desde sus dispositivos móviles o tablets, incluso cuando no tengan conexión. Esto era un requisito indispensable para Air Charter Service, ya que sus ejecutivos pasan gran parte de su tiempo viajando.

«A nuestros consejeros les encanta BoardPacks y ahora no se imaginan lo que sería trabajar sin este programa», dice Agnes Zarnecka. «Gracias a BoardPacks tienen todo lo que necesitan en un solo lugar, ya sea el orden del día actual o un informe archivado. También es mucho más seguro que el sistema anterior. Tenemos que enviar documentos confidenciales y cuando los enviábamos en formato físico corríamos el riesgo de que no llegasen o de que el destinatario se hubiera trasladado a su siguiente destino en caso de que estuviera viajando. Ahora toda la documentación está segura y a salvo en el sistema BoardPacks. Al valorar la atención al cliente que eShare presta de forma tan profesional y paciente, podemos decir con seguridad que todos en Air Charter Service estamos muy contentos con BoardPacks».