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Häufig gestellte Fragen


Sie können mit fast allen Web-Browsern* und von allen Laptops, Mobilgeräten oder PCs auf BoardPacks zugreifen.

Sie können auch die BoardPacks-App nutzen, die eine einfache und bequeme Möglichkeit bietet, auf Ihre Meetings vom Tablet aus zuzugreifen. Es steht eine App für das iPad zur Verfügung und bald auch für Geräte, die mit Windows oder Android laufen.

*Für den Internet Explorer ist die Mindestanforderung IE10 oder 11, wenn es eine ältere Version ist, funktioniert es dennoch, jedoch können Funktionseinschränkungen auftreten.

Sie können aus auswählen: () gehostet: Sie können Ihre Daten von einem unserer Server in unseren sicheren Rechenzentren aus speichern und auf sie zugreifen. Dies ist eine sogenannte private Cloud. Nur sicherheitsüberprüfte eShare-Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Daten, die sie jedoch nur dann aufrufen, wenn Sie von Ihnen dazu aufgefordert werden ein Problem zu lösen, z.B. in einer Supportanfrage. eShare-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten. (3) Office 365: Wenn Sie bereits über Office 365 verfügen oder diese Low-Cost-Lösung für das Hosting Ihrer Daten möchten, werden Ihre Daten in Ihren SharePoint-Verzeichnissen in einem Microsoft Azure-Rechenzentrum (die Microsoft Cloud) gespeichert. Falls erforderlich, bietet MeetingSquared eine Vorschau auf die in diesen Verzeichnissen gespeicherten Daten. Ihr Admin-Team müsste die App auf der SharePoint-Website installieren. eShare-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Wir stehen Ihnen zwischen 08:00 und 17:30 (UTC+1) zur Verfügung. Können Sie unser Support-Team rund um die Uhr anrufen. Es spielt keine Rolle, um welche Uhrzeit Sie uns anrufen, wir versprechen Ihnen, Ihnen so schnell wie möglich zu antworten (unser spezifisches SLA besagt innerhalb von 2 Stunden, aber es geht in der Regel schneller). Sie können uns auch eine E-Mail an support@eshare.net schicken. Wir haben auch einen Online-Chat auf unserer Website oder in dem Produkt selbst eingerichtet, der zwischen 08:00 und 17:30 (UTC+1) besetzt ist. Egal wie klein das Problem ist, wenn es ein Problem für Sie darstellt, stehen wir Ihnen zur Seite, um es zu lösen.

Wir machen das Einrichten so einfach und reibungslos wie nur möglich. Die genaue Konfiguration hängt von Ihrer Produkte-, Paket- und Hosting-Wahl ab. Die Office 365-App kann man einfach aus dem Store auf Ihre SharePoint-Website herunterladen. Für die Verwendung unserer gehosteten Lösungen senden wir Ihnen einen Fragebogen zu, damit Sie uns alle Informationen bereitstellen, die wir benötigen, um Ihre Website einzurichten, und anschließend werden wir Ihnen helfen, Ihre Daten zu migrieren und Ihnen Schulungen der Administratoren oder Benutzer bereitstellen.

Mit unseren Produkten für Office 365 steuern Sie selbst, was die Benutzer sehen können. Für unsere gehosteten Lösungen können Sie „Controller“ ernennen, die Benutzernamen zuweisen können, Berechtigungen festlegen und detaillierte Protokolle erstellen können. Wenn ein Controller einen neuen Benutzer erstellt, weißt er ihn einer Gruppe zu, die die Leseberechtigungen verwaltet, im Falle von BoardPacks sind das Sitzungen, Maßnahmen und Entscheidungen für einen spezifischen Ausschuss. In BoardPacks können Sie auch Sitzungs-Controller ernennen und diese Rolle kann bestimmte Tagesordnungspunkte und damit verbundene Dokumente innerhalb der Sitzungen bearbeiten, wodurch gesteuert werden kann, welche Elemente jeder Sitzungsteilnehmer sehen kann.

Ja, es gibt unterschiedliche Benutzertypen mit verschiedenen Zugangsebenen. Beitragen (lesen, schreiben, löschen); Benutzer (lesen, schreiben); Lesen (nur lesen)

In der Regel gibt es zwei verschiedene Benutzertypen innerhalb unserer Software, die eine Aufgabentrennung ermöglichen. Typische Benutzer haben nur die Möglichkeit, Dokumente anzuzeigen, zu bearbeiten und hochzuladen, während „Controller“ die Möglichkeit haben, Dokumente zu löschen und neue Sitzungsseiten zu erstellen. Die Aufgabentrennung kann noch präziser durch zusätzliche Sicherheitsgruppen definiert werden, wenn erforderlich, um die Organisationshierarchie eines Unternehmens noch genauer widerzuspiegeln.

Ja, Sie können auf die BoardPacks-App jederzeit und von überall aus zugreifen. Auch wenn Sie über kein WLAN verfügen, können Sie weiterhin auf die BoardPacks-App zugreifen, um Ihre Sitzungen, Beschlüsse usw. anzusehen. Sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben, werden alle im Offline-Modus hinzugefügten Notizen automatisch mit dem Server synchronisiert und dort abgespeichert. Beim Aktualisieren werden alle der Sitzung neu hinzugefügten Dokumente in die App heruntergeladen. Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente auf dem neusten Stand sind, empfiehlt es sich, möglichst oft online zu sein, und die Sitzungen zu synchronisieren, so dass die neuen Informationen aktualisiert werden.

Sofern die Benutzer online sind, werden alle Änderungen an der Tagesordnung, an Dokumenten oder Links im Web-Browser und den Tablet-Apps unverzüglich aktualisiert. Der Benutzer muss in der App nur die Schaltfläche „Aktualisieren“ berühren, wenn er sich bereits in der Sitzung befindet. Controller können per Klick auch PDF-Pakete aktualisieren und diese erneut versenden.

Nein, sobald der Benutzer eine Lizenz hat, sind alle weiteren Updates kostenlos. Als lizenzierter Benutzer werden Sie benachrichtigt sobald eine neue Version verfügbar ist.

Um die Sicherheit Ihrer Informationen zu gewährleisten, können Sie keine Daten von anderen Anwendungen importieren.

Wenn Sie in mehreren Aufsichtsräten sitzen und vorausgesetzt, dass jeder über eine BoardPacks-Lizenz verfügt, sehen Sie alle Ihre Gremien, Ausschüssen und Sitzungen für alle diese auf einem Bildschirm.

Ja, Ihre Zugangsinformationen und sowie Ihre Daten sind verschlüsselt (AES 256-Bit SSL). Es gibt Maßnahmen, die Einzelpersonen zum Schutz ihrer Informationen ergreifen können wie z. B. ein Kennwort auf dem verwendeten Computer oder Tablet zu haben und die Geräte zu sperren, wenn sie nicht in Gebrauch sind.

Die Daten werden auf dem SQL-Server mittels Transparent Data Encryption (TDE) und einem 256-Bit AES-Zertifikat verschlüsselt.

Benutzer die das Kennwort vergessen oder verloren haben, werden zum Self-Service-Kennwortzurücksetzungs-Dienstprogramm weitergeleitet. Den Link zu diesem Programm finden Sie auf dem eShare-Anmeldebildschirm. Nach dem korrekten Eingeben des Benutzernamens und der E-Mail-Adresse, wird Ihnen per E-Mail einen Link zum Zurücksetzen des Kennwortes zugeschickt. Wenn der Benutzername oder die Email-Adresse nicht mit dem im eShare-Verzeichnis gespeicherten Daten übereinstimmen, wird der Link nicht zugeschickt. Der Link verfällt nach 24 Stunden; zudem werden alle Interaktionen mit dem Kennwortzurücksetzungs-Dienstprogramm protokolliert.

Wenn ein Benutzer den Support zum Zurücksetzen des Kennwortes kontaktiert, muss er seinen Benutzernamen und seine E-Mail-Adresse bestätigen, um vom Support den Link zum Zurücksetzen des Kennwortes zu erhalten. Der vom Kunden autorisierte Ansprechpartner kann ebenfalls den Link zum Zurücksetzen des Kennworts, über den „Willkommens-Mail senden“-Link der Dienstprogramme der Anwendung, verschicken.

Nein, eShare empfiehlt, dass ein Benutzer sein Passwort nach der Erstanmeldung ändert. Wir erzwingen jedoch keine regelmäßige Kennwortänderung, da das Risiko besteht, dass die Benutzer ihre Passwörter aufschreiben. Wir haben eine Kennwortrichtlinie nach der man keines der letzten 24 Kennwörter wiederverwenden kann.

Die Kennwortrichtlinie ist folgende: Das Kennwort ist mindestens 24 Stunden gültig.

Kennwörter müssen aus mindestens 7 Zeichen bestehen.

Bezüglich der Komplexitätsanforderung, muss das Kennwort mindestens drei der vier folgenden Gruppen enthalten:

  • Großbuchstaben
  • Kleinbuchstaben
  • Zahlen
  • Nicht-alphanumerische Zeichen
  • Der Kontonamen des Benutzers, oder Teile des Benutzernamens mit mehr als zwei aufeinanderfolgenden Zeichen, dürfen nicht enthalten sein
  • Die Wörter „Admin“, „Password“ oder „eShare“ dürfen nicht vorkommen.

Keines der letzten 24 Kennwörter darf wiederverwendet werden. Der eShare-Support kann für jeden Kunden benutzerdefinierte Feineinstellungen der Kennwortrichtlinien vornehmen, die aber strenger als die Standardrichtlinien sein müssen.

Derzeit sind die Tablet-Apps von BoardPacks und MeetingSquared für Android-, iPad- und Windows-Tablets verfügbar. Wir überprüfen kontinuierlich auch andere Optionen, und bitten Sie, sich mit unserem Verkaufsteam, bezüglich der aktuellen Pläne, in Verbindung zu setzen.

Die BoardPacks- und MeetingSquared-iPad-Apps, sind in 7 Sprachen erhältlich: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch, Portugiesisch und Polnisch.

Die BoardPacks- und MeetingSquared-Windows-Apps, sind in 6 Sprachen erhältlich: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch und Polnisch.

Die Webansicht für BoardPacks ist in 5 Sprachen erhältlich: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch und Spanisch.

Die BoardPacks- und MeetingSquared-Android-Apps, sind in 6 Sprachen erhältlich: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch und Polnisch.

Bitte fragen Sie uns für weitere Sprachen an.

Man kann sich mit jedem Web-Browser* auf BoardPacks verbinden. Wenn Sie kein Tablet verwenden möchten, können Sie während der Sitzung einen Laptop benutzen. Sollte ein Vorstands- bzw. Aufsichtsratsmitglied den Wunsch haben weiterhin Papiersitzungsunterlagen benutzen zu wollen, haben sie dazu die Möglichkeit.

*Für Internet Explorer empfehlen wir die Version 10 oder höher, denn niedrigere Versionen weisen kleinere Einschränkungen bezüglich der Funktionalität auf.

Ihre Anmerkungen werden lokal und auf dem Server für Ihren eigenen persönlichen Gebrauch und als Referenz gespeichert. Wenn Sie sie freigeben möchten, können Sie jedoch die Dokumente mit Ihren Anmerkungen per E-Mail an Ihre Kollegen versenden.

eShare verwendet eine Reihe von Hosting-Standorten. Im Vereinigten Königreich verwenden wir einen ehemaligen Atombunker des Verteidigungsministeriums. Dieser Bunker wurde speziell errichtet, um Daten und Menschen, unter der Bedrohung eines Atomangriffes, zu schützen. Die Sicherheitsfunktionen beinhalten Personalausweiskontrollen beim Betreten, Industriestandard-Firewalls, solide Stahltüren, verstärkte explosionssichere Wände, Überwachungskamerasysteme (CCTV) und militärischer Schutzniveau gegen elektromagnetischen Impuls. Daneben haben wir auch einen Failover-Standort (Ausfallsicherung) an einem ebenso sicheren Standort. Auf dem europäischen Festland haben wir in Luxemburg einen Hosting-Standort, der mit den PSF- und CSSF-Verordnungen kompatibel ist. Beide Hosting-Standorte verfügen über eine umfassende Datensicherheit und sind ISO 27001 zertifiziert. Zudem haben wir ein Daten-Hosting in Südafrika.

BoardPacks wird regelmäßig mittels Penetrationstests von externen Sicherheitsspezialisten geprüft. Sie prüfen die Infrastruktur, die Web-Applikation und die Tablet-Apps. Wenn Sie zu den Penetrationstests ausführlichere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns bitte damit wir Ihnen weiterhelfen können.

Wenn Ihre Daten sicher gespeichert sind, und sie es auch auf Ihrem Gerät sind, muss natürlich auch eine sichere Datenübertragung zwischen dem Server und Ihrem Gerät gewährleistet sein. Der Datenverkehr wird mit einem 256-bit SSL-Zertifikat verschlüsselt.

Zugangsinformationen werden nie auf der Festplatte gespeichert. Für die Kennwortkomplexität gibt es Mindestanforderungen. Unsere Kunden haben die Möglichkeit, ihre eigene Kennwortkomplexität festzulegen. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme bieten wir Ihnen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung an. Das heißt, die Anmeldung erfolgt in zwei Schritten, Ihr selbst gewähltes Kennwort und ein einmaliges zufällig Generiertes, welches auf Ihr Mobiltelefon oder Smartphone geschickt wird.

Wenn nach einem festgelegten Zeitraum die Anmeldeinformationen nicht authentifiziert wurden, erlischt er Entschlüsselungsschlüssel (dieser wird benötigt, um die Dokumente anzuzeigen) und der Zugriff auf die App wird verweigert. Für zusätzliche Sicherheit der Tablets bietet eShare einen verwalteten Tablet-Dienst an. Dies vereinfacht den Tablet-Beschaffungsprozess während das höchste Sicherheitsniveau für Tablets gewährleistet ist. eShare übernimmt den Einkauf, die Schulung und die Gerätewartung. Darüber hinaus können verwaltete Tablets gegen Verlust, oder Beschädigung versichert werden.

Der gewählte Tablet-Plan kann mobile Daten und durchgesetzte Sicherheitsrichtlinien einschließlich obligatorischen Kennwortsperren, Zurücksetzen aus der Ferne und Multi-App-Verschlüsselung enthalten, je nachdem, welche Option Sie wählen. Bitte kontaktieren Sie einen Mitarbeiter vom Verkaufsteam, um abzuklären, ob der verwaltete Tablet-Dienst in Ihrer Region verfügbar ist.

Vor dem Vernichten der Hardware, entfernt eShare zuerst auf sichere Weise alle Daten mit der neusten Löschsoftware. So werden die Daten dauerhaft entfernt und sind nicht mehr wiederherstellbar. Das Gerät wird dann zerstört.

Sie können Touch ID auf Ihrem iPad folgendermaßen einrichten: „Einstellungen“ antippen > „Touch ID & Kennwort“. Diese Funktion ist nur auf den iPad Air 2 oder iPad Mini 3 Tablets verfügbar (auch iPhone 5S, 6 und Plus). Sie müssen Ihren Fingerabdruck einrichten, indem Sie auf die Home-Taste drücken, was die vertiefte Taste in der Mitte der kurzen Seite des iPads ist. Zum Einrichten müssen Sie diesen Schritt mehrere Male vornehmen. Weitere Informationen finden Sie auf http://support.apple.com/en-gb/HT5883 Wenn Sie möchten, dass die BoardPacks-App die Touch ID-Passworterkennung anstelle Ihres Kennworts für den Zugang zu Ihrer Website nutzt, müssen Sie zuerst die Touch ID einrichten. Öffnen Sie die BoardPacks-App, Geben Sie wie gewohnt ein letztes Mal Ihr Kennwort ein, und ein Pop-Up fragt sie dann, ob Sie von nun an Touch ID verwenden möchten, bestätigen Sie hier mit „Ja – jetzt aktivieren“. Beenden Sie die App ohne sich abzumelden, wischen Sie einfach nach oben, um alle geöffneten Apps zu sehen, und streichen die BoardPacks-App nach oben, um sie zu schließen. Wenn Sie das nächste Mal die BoardPacks-App antippen, öffnet sich das Touch ID-Pop-Up für BoardPacks mit einem Fingerabdrucksymbol. An dieser Stelle drücken Sie Ihren Finger sanft auf die eingelassene Home-Taste (Taste nicht drücken). Wenn Sie aber Ihre normale Benutzerkennung verwenden möchten, wählen Sie diese Option im Pop-Up.

Ja, wir bieten Branding an, und je nach erworbenem Paket wird ein Aufpreis erhoben. Branding ist für die Webansicht für Ihren PC, sowie für die Windows- und iOS-Apps vollumfänglich, und im 2017 für unsere Android-App erhältlich.

Klicken Sie in der Tagesordnung der Sitzung auf das Bleistift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Am Ende eines jeden Tagesordnungspunktes sehen Sie drei horizontale Linien. Klicken Sie auf dieses Symbol, und ziehen Sie den Tagesordnungspunkt zur gewünschten Position.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Konfiguration des E-Mail-Systems, und in einigen Fällen landen herausgefilterte Benachrichtigungen im Spam-Ordner. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Internetadressen der Ausnahmeliste (Whitelist) hinzufügen. Auch wenn dies nicht immer das Problem löst, da noch andere Filter gesetzt sein könnten, wie zum Beispiel solche für „No-Reply“-E-Mails, oder für Nachrichten, die an große Verteilerlisten verschickt werden, ist dies der beste Ausgangspunkt. Fragen Sie unser Support-Team über support@eshare.net nach der Liste mit den URLs, die der Ausnahmeliste hinzugefügt werden sollten.

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