Neuregelungen bedeuten, dass sich Unternehmen und ihre Geschäftsführer proaktiver für eine Verbesserung der einsetzen müssen. Technik kann den Vorstand dabei helfen, die Unmengen an Informationen, die sie überprüfen müssen, sicher und bequem zu verwalten. Dies wiederum unterstützt die bessere Entscheidungsfindung und schafft eine leicht überprüfbare Aufzeichnung der Vorstandstätigkeit.
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„Wir waren bereit für eine Veränderung in Bezug auf die Vorbereitung der Vorstandssitzungen, denn die Sitzungen kosteten zu viel und brauchten eine zu lange Vorbereitungszeit, und wir wollten auch, dass sich alle Informationen zu jeder Sitzung an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort befinden. Darüber hinaus gab es zu dieser Zeit gerade die Tendenz zur vermehrten Verwendung von mobilen Geräten innerhalb von Guy‘s and St. Thomas‘ Charity. Die Treuhänder brachten immer mehr ihre eigenen Tablets und Smartphones zu den Sitzungen mit und es wurde klar, dass wir ihnen das Leben erleichtern und ihnen ermöglichen sollten, diese Geräte für die Komitees zu verwenden.“
- Trudi Kent, leitender Support-Manager bei Guy‘s and St. Thomas‘ Charity
„Wir haben uns drei Softwarealternativen für Online-Meetings angeschaut. Wir haben alle Funktionen vs. Kosten verglichen und entschieden, dass BoardPacks unsere Bedürfnisse zum besten Preis erfüllen würde. „Wir haben auch Dropbox in Betracht gezogen, aber es schien nicht geeignet zu sein, da mit diesem System keine Interessenkonflikte verwaltet werden können.“
- Natasha Wright, Programm-Manager bei der Wolfson Foundation
„Wir haben viel Zeit mit der Vorbereitung voluminöser Papierpacks aufgewendet und viel Papier verbraucht. Die aufgewendete Zeit hat die Mitarbeiter von anderen wichtigen Aufgaben abgehalten.“
- Fiona Viney, persönliche Assistentin der Geschäftsführung
„Eines der Probleme, was wir gesehen haben, war die hohe Papierverschwendung, aber hinzu kam auch, dass unsere Treffen nicht so glatt liefen, wie sie könnten, wenn die Vorstandsmitglieder nicht damit zu kämpfen hätten, die relevanten Papiere zu finden. Es hat auch unseren Mitarbeitern viel Zeit gekostet, die Sitzungsunterlagen vorzubereiten und zu binden.“
- Joanne Kovach, Leiterin Finanzen und Ressourcen bei World Habitat
„Wir halten viele Sitzungen ab, bei denen viele Unterlagen in Papierform anfallen. Die Vorbereitung dieser Unterlagen kann sehr lange dauern und die Sitzungen sind somit nicht so effizient, wie wir es uns wünschen würden. Als Organisation hatten wir bereits ein Board Portal eingekauft, das uns dabei unterstützen sollte, dieses Problem anzugehen, und entschlossen uns, nach einer besseren Lösung zu suchen.“
- Bethany Elliott, Trustee Support Office, John Lewis Partnership Pensions Trust
„Unser Senior-Team nimmt an einer Vielzahl von Sitzungen teil. Einer der ausschlaggebenden Vorteile für uns war daher die Möglichkeit, von Kopien in Papierform zu einer Online-Plattform wechseln zu können.“
- Ian Broadfoot, Executive Officer, University of Exeter Business School
„Es handelt sich um einen wesentlichen Bestandteil der Arbeit von VP Fund Solution, und wir mussten unseren Kunden eine professionelle und effektive Lösung im Bereich Corporate Secretary präsentieren. Uns wurde klar, dass die Lösung BoardPacks dabei eine Schlüsselrolle spielen würde und wir entschieden, Nachforschungen anzustellen, um die beste Option für unsere Anforderungen zu finden.“
- Dr Martin Jonasch, Head of Advisory & Structuring, VP Fund Solutions
„Als Organisation verbrauchen wir eine unglaubliche Menge an Papier. Der Höhepunkt war unser großer und erfolgreicher, im Vierjahresrhytmus abgehaltener Kongress in Sofia, Bulgarien, im Jahr 2014. Dort entschieden wir, papierfrei zu werden. Dieser Schritt wurde so freudig aufgenommen und so war wirkungsvoll, dass wir entschieden, für alle künftigen Veranstaltungen und Konferenzen eine Veranstaltungs-App zu verwenden.“
- Sadie Saunders, Leiterin des Bereichs für Seeverkehrsverwaltung der ITF
Ein benutzerfreundliches Board-Portal, das nicht nur Papierdokumente online wiedergibt, sondern das Potenzial der Digitalisierung umfassend nutzt, um Ihre Vorstandsleistung zu verbessern. Halten Sie Entscheidungen fest und zeichnen Sie Maßnahmen auf, um sicherzustellen, dass keine Compliance-Fristen verpasst werden. Vorstandsmitglieder können Vorstandsdokumente ortsunabhängig von einem Tablet aus navigieren, um besser informiert zu sein. Obwohl alle digitalen Board Packs bequemer und sicherer sind, lässt unser Board-Portal eine bessere Governance zu.
Für die meisten Unternehmen würde BoardPacks allein für die Sitzungsvor- und nachbereitung zu Netto-Einsparungen führen. Haben Sie schon mal ausgerechnet, wie viel Geld Sie für Produktion, Zusammensetzung und Lieferung Ihrer Board-Packs aufwenden? Ein Großkonzern hat behauptet, fast 1,4 Millionen Euro pro Jahr dadurch gespart zu haben. Für kleinere Organisationen sind die Kosten wahrscheinlich nicht so hoch, aber proportional könnten sie mehr ins Gewicht fallen.
Governance ist ein großes Thema, das für verschiedene Branchen unterschiedeliche Bedeutungen hat. Aus diesem Grund können BoardPacks auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden, nicht nur eine Standard-Option, die Ihre Flexibilität bietet, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.
Mit dem Inkrafttreten zunehmender Vorschriften war die Compliance von Vorschiften noch nie so wichtig und anspruchsvoll wie heute. Mit BoardPacks können Sie auf einfache Weise demonstrieren, wie die regelmäßige Überwachung und Kontrolle von Aktivitäten in Ihren Board-Sitzungs-Prozess integriert ist.
BoardPacks ist ein intuitives Vorstandsportal, das über PC, Mobiltelefon oder Tablet aufrufbar ist. Die Benutzerfreundlichkeit hat nicht unter den Sicherheitsmaßnahmen gelitten und es stellt eine einfache Möglichkeit zur Verbesserung der Governance, Compliance und Zeitersparnis dar.
Wenn Sie die BoardPacks-Tablet-App für Android, iPad oder Windows-Tablets ausprobieren möchten, können Sie die kostenlose Demo-Version herunterladen. Alternativ, wenn Sie bereits eine Lizenz besitzen, können Sie sich über die App zu Ihrer vorhandenen Lizenz verbinden.
